보고서(Report) 작성의 기초

1. 주제 혹은 보고내용의 핵심을 먼저 정리하자



영화나 드라마, 방송을 제작할 때 시놉시스(Synopsis)라는 개략적인 스토리라인을 먼저 만든다. 이것 만으로도 흥미를 끌 수 있는지, 아닌지를 판단 할 수 있다는 것이 기획자들의 말이다. 마찬가지로 보고서 역시 개략적으로 머리속에 정리된 것을 정리하는 것을 먼저 해보자. '기-서-결'에 맞춰서 핵심적인 사항을 한 장 정도 분량으로 정리를 해보자. 무턱대고 주제에 관련된 글을 쓰거나, 보고내용을 나열해 적어나가다 보면 배가 산으로 가는 수가 생긴다. 따라서 미리 간략하게 정리해보는 것이 좋다.



2. 주제, 보고내용에 맞는 관련자료를 수집한다



글이거나 말이나 픽션이 아니라면 항상 근거가 존재해야한다. 그런 근거자료를 수집해야하는 과정을 거쳐야한다. 이 자료는 신뢰성을 갖춘 기관이나 단체, 연구기관의 자료를 열람하여 구하거나, 논문이나 보도자료를 사용하는 것이 좋다. 객관성이 결여된 자료를 사용하는 것은 보고서의 의미가 사라지는 것이다. 만약 본인이 조사한 사항을 보고한다면 조사과정이나 조사방법의 정당성을 기입하여야 한다.



3. 작성방법은 연역적 혹은 귀납적으로 풀어나간다



서론부위를 어떤 구도로 가져갈지가 관건이다. 먼저 결론 부위에 나오는 것을 강하게 주장하고 그것을 제기하면서 글을 이어나갈 것인지, 순차적으로 결론에 도달하게 될 것인지를 먼저 정하는 것이 좋다.



결정사항을 유도하기 위한 것이라면 귀납적인 방법이 좋다. 서두와 끝에 일괄성이 있는 것은 강력하게 어필하기 좋은 구조기 때문이다.



연역적인 방법은 체계적으로 보고를 하거나 이론적인 부분을 풀어나가는 방법으로 사용하는 것이 좋다. 일반적으로 보고서 중에서 가장 많이 사용하는 방법이기도 하다.



4. 수식어를 줄이자



한 문장을 완성하기 위하여 많은 수식어를 쓰게되면 문장이 길어진다. 이렇게 문장이 길어지면 글을 읽기가 싫어진다. 자신의 글의 신빙성을 높이기 위해서 이러한 수식어를 많이 사용하여 읽는 사람이 보기 싫어진다면 보고서의 가치도 떨어지고, 신뢰성을 얻기 위해서 분량늘리기를 했다는 억울한 오명까지도 얻게 된다.



예1) 맵고 짠 음식을 많이 먹는 대부분의 한국 사람들은 위가 쓰리고 아픈 위장병을 많이 가지고 있다.



위의 문장에서 불필요한 수식어를 찾아보자. '대부분의 한국 사람들은'에서 '대부분의'라는 문장은 빠져도 별 지장이 없다. 그리고 '위가 쓰리고 아픈 위장병을'에는 '위가 쓰리고 아픈'이 불필요한 문장이다. 그렇다면 이것을 빼버리고 쓰면 아래와 같다.



예2) 맵고 짠 음식을 많이 먹는 한국 사람들은 위장병을 많이 가지고 있다.



위의 예1보다 예2가 간결하지만 의미전달 및 가독성이 좋다. 따라서 수식어는 줄이는 것이 좋다.



5. 분명한 근거를 제시하자



'2. 주제, 보고내용에 맞는 관련 자료를 수집하자'에서 준비한 자료를 보고서에 삽입할 때에는 항상 하단에 출처를 적어주는 것이 좋다. 특히 통계자료의 경우는 출처는 물론이고 오차값까지도 모두 기입해주는 것이 좋다. 만약 인터뷰한 자료라면 인터뷰 날짜와 장소, 시간을 기입해주어야 한다. 논문의 경우는 발표년도와 논문제목을 기사의 경우 발행 신문사와 기자, 날짜를 기입해 주어야 한다.



6. 만연체를 피하자



문장이 길다고 있어보이는 것이 아니다. 그리고 문장이 길어지면 글을 읽다가 앞부분의 내용을 잊게되어서 다시 봐야하는 경우가 발생하기도 한다. 이러한 만연체는 글쓰기의 적이라고 해도 무방할 정도다. 주어에서 서술어 사이에 너무 많은 문장을 넣는 것은 아주 좋지 못한 글이다. 따라서 만연체는 쓰는 사람의 주장이 잘 정리되지 못했다는 것을 보여주는 것이기도 하다.



7. ~같다. ~일 것이다. 등의 가정을 피하자



보고서는 조사한 자료를 근거로하기 때문에 결과가 명확하게 나와야 한다. 그런데 결과에 대해 가정을 한다는 것은 스스로 이 보고서의 정확성을 낮추는 것이 된다. 가설에 대한 실험 혹은 조사한 사항에 대한 보고 역시 가정이 섞이는 것은 좋은 보고서라고 할 수 없다.



8. 한 문장 안에 같은 단어를 한 번이상 쓰지 말자



하나의 문장에 동일한 단어가 연속하여 들어가면 문장이 어색해진다. 문장이 길어지다 보면 그런 현상이 벌어지기도 하는데 좋지 않은 문장이 된다.



예3) 패스트푸드점에서 판매하는 감자튀김은 트렌스지방산이 많아 감자튀김을 하루에 2봉지 이상 먹을 경우 트렌스지방산 1일 섭취량을 넘어서게된다.



위의 문장을 보면 틀린 것은 없는데 어색하다는 느낌을 지울 수 없다. 사실 위의 문장은 2개의 문장으로 분리가 되어야 하는데 하나의 문장으로 만들다보니 이러한 어색한 문장이 나온 것이다. 이것을 정리를 한다면 아래와 같다.



예4) 패스트푸드점에서 판매하는 감자튀김을 하루 2봉지 이상 먹을 경우 트렌스지방산 1일 섭취량을 넘어서게 된다.



9. 결론은 분명하고 간결하며, 인상적으로...



보고서는 서론과 결론만 보아도 글 전체를 이해할 수 있어야 하는 것이다. 특히 결론은 함축적이고 분명한 메시지를 전달할 수 있어야 한다. 결론을 지으며 또 다른 부연설명을 하게 된다면 그것은 좋은 형태의 보고서가 아니다. 따라서 결론은 본론에서 제시된 근거를 바탕으로 얻어낸 결과를 간결하게 정리해야한다.

그리고 잘 쓰여진 보고서도 영향력을 얻지 못하는 경우가 있다. 그 이유는 인상적이지 못하기 때문이다. 준비된 자료의 신선도와 신빙성이 높고 그것으로 이끌어낸 결론이 인상적이라면 전달력과 영향력을 갖게 된다.